Uitdaging
Het handmatig doorzoeken en destilleren van relevante informatie uit netwerken en informatiesystemen kost accountmanagers van Delfland veel tijd en energie. Ze moeten voortdurend raadsvergaderingen volgen, nieuwsberichten lezen en coalitieakkoorden analyseren om op de hoogte te blijven. Dit proces is essentieel om goed in te kunnen spelen op veranderingen, maar ook inefficiënt en tijdrovend. Ook voor de
afdeling Planvorming is het belangrijk om te weten welke projecten binnen ons beheergebied plaatsvinden, zodat hier tijdig rekening mee kan worden gehouden. Momenteel gebeurt dit ad hoc, waardoor veel meekoppelkansen verloren gaan. AI kan dit proces mogelijk ondersteunen door automatisch netweken en informatiesystemen te doorzoeken en hier relevante informatie uit te destilleren. Dit idee, voortkomend uit
de winnende inzending van de AI-challenge van 2023, zou accountmanagers en planvormers sneller inzicht kunnen geven in de gebeurtenissen binnen hun netwerk. Dit bevordert effectiever netwerkonderhoud, de verbinding van initiatieven en het vinden van meekoppelkansen.
Doel
Experimenteren met en verkennen van de mogelijkheden voor de ontwikkeling van een AI-toepassing die automatisch netwerken en informatiesystemen doorzoekt en hier relevante informatie uit destilleert.
Projectverloop
Een experiment werd uitgevoerd met AKIDA, een partner van het programma digitale transformatie. AKIDA had al een vergelijkbare applicatie ontwikkeld, genaamd 'de projectenkalender'. De agile werkwijze is toegepast om deze casussen verder uit te werken. Tijdens het proces bleek er echter niet genoeg openbare data beschikbaar te zijn om een tool voor planvorming te ontwikkelen. Voor de accountmanagers was dit wel mogelijk, omdat bestuurlijke informatie expliciet openbaar wordt gemaakt. De tool is gekoppeld aan verschillende systemen en uitgewerkt op basis van de wensen van de accountmanagers.
Eindresultaat
In het najaar van 2024 is een dergelijke automatische zoekmachine opgeleverd en is de bètaversie enige tijd in gebruik genomen. Deze tool kan een aanzienlijke hoeveelheid werk structureel verminderen en verbeteren. Door het gebruik van deze tool krijgt een accountmanager gemakkelijker een completer beeld van de ontwikkelingen binnen het werkgebied. De doorontwikkel- en licentiekosten van de ‘projectenkalender’ bleken echter hoog. Bij een marktverkenning kwam een recent op de markt gekomen vergelijkbare applicatie naar voren. De wens is nu om hierop aan te haken. Hierover zal in 2025 verder worden afgestemd.
Inzichten
• Beschikbaarheid Data: Projectdata is niet voldoende openbaar beschikbaar, wat de bruikbaarheid voor AI beperkt. Bestuurlijke data wordt beter ontsloten. Openbare data is essentieel voor AI-toepassingen.
• Beschikbare Tools: Er worden veel AI-toepassingen ontwikkeld. Het is belangrijk om deze ontwikkelingen te volgen en waar mogelijk implementeren om operationele efficiëntie te verbeteren.