Automatisch Metadateren

Innovatie

 

Probleem
Metadata geeft antwoord op vragen als: wat is het bestandsformaat, wie is de auteur, wat is de status van het document, wanneer is het gemaakt, ontvangen en voor het laatst geraadpleegd? In de archiefapplicaties van Delfland ontbreekt informatie terwijl documenten wel meervoudig staan opgeslagen op netwerkschijven. Vaak ontbreekt bij documenten de metadata: informatie over de informatie. Handmatig metadata toekennen aan documenten is zeer tijdrovend. Door invoering van de Wet Open Overheid (WOO),om te voldoen aan de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB),de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet, én om de invoering van Microsoft Teams te faciliteren is het gewenst de informatiehuishouding versneld op orde te krijgen op een automatische wijze.

 

Doel
Het vinden en selecteren van een oplossing voor het automatisch metadateren van bestanden op de netwerkschijven van Delfland zodat informatie voorzien is van de juiste metadata en goed vindbaar, uitwisselbaar en duurzaam in de juiste systemen te archiveren is. Daarnaast is het belangrijk dat informatie betrouwbaar en volledig is, dat privacygevoelige documenten zijn voorzien van een AVG-classificatie en dat migratie van bestanden naar Teams eenvoudig is.

 

Doorlopen stappen
In 2020 zijn vier demo’s georganiseerd met externe leveranciers. Twee partijen zijn uitgenodigd voor de pilotfase, waarin de softwarepakketten zijn getest op kopie netwerkschijven van drie afdelingen.

 

Eindresultaat
De pilot heeft inzicht gegeven in de inhoud en ordeningsstructuur op netwerkschijven en de aanwezige metadata.
Met beide pakketten is het mogelijk relevante bestanden klaar te zetten voor migratie naar Teams, het Document Management Systeem (DMS) of een andere applicatie. Ook kunnen bestanden op basis van al aanwezige metadata worden voorzien van een classificatie in het kader van de AVG en/of de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.

 

De pilot is afgerond met de bevindingen en een advies met te nemen besluiten voor het vervolg en de implementatie. Eén partij wordt geselecteerd om hun softwarepakket uit te rollen binnen Delfland en de netwerkschijven automatisch te metadateren. Dit levert een kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding op.

Gepubliceerd

23-03-2021

Laatst bijgewerkt

17-07-2021

Status

Implementatie/Uitrol (lopend)

Bedrijfsfunctie

Bedrijfsondersteuning

Technologie

-

Thema

Digitale transformatie

Projectleider

Karel van Vugt

Deelnemers

Delfland

Locatie

Gerelateerde locatiegegevens

Meer Innovaties

Bekijk alle Innovaties

Doe met ons mee

Doe, denk en ontwikkel met ons mee.
Winnend innoveren doen we immers samen.

Doe mee!

Volg ons op social media

Neem contact op

Voer een naam in.
Voer een geldig e-mailadres in.
Voer een bericht in.
U dient akkoord te gaan met verwerken van gegevens.

Inloggen Mislukt

Deze pagina is vertaald uit het

Nederlands

Venster sluiten

Aanmelden

Voer een gebruikersnaam in.
Voer een wachtwoord in.

Inloggen Mislukt

Venster sluiten
Venster sluiten

Contact met projectleider

Voer een naam in.
Voer een geldig e-mailadres in.
Voer een bericht in.
U dient akkoord te gaan met verwerken van gegevens.

Inloggen Mislukt

Innovaties

Naar boven

vertaling