Of omdat je niet goed weet waar je ermee terecht kunt. Vanuit die herkenning ontstond de behoefte om gewoon te beginnen.
Zo ontstond bij waterschap Vechtstromen de innovatiemailbox: één plek waar mensen hun idee konden neerleggen, ook als het nog niet af was. Groot of klein, uitgewerkt of nog niet. Het uitgangspunt was: laat duizend bloemen bloeien, om zo een beweging op gang te brengen.
De innovatiemailbox in actie
En die beweging kwam er. De mailbox stroomde in korte tijd vol met ideeën Over digitale toepassingen, over het gebruik van slimme AI-toepassingen zoals Copilot agents, maar ook over praktische vraagstukken in het dagelijkse werk. Collega's zagen de mailbox als een plek waar ze eindelijk hun ideeën kwijt konden.
Tegelijkertijd werd ook duidelijk wat er ontbrak. Er waren geen spelregels. Na een half jaar was het effect dat collega’s werkelijk álles instuurden, ook ideeën die nog nauwelijks doordacht waren. Dat riep een logische vraag op: is dit wat je wilt?
“We hadden eigenlijk geen spelregels. Het was alleen duizend bloemen bloeien en daar bleef het toen bij.” - Carolien Hulsbergen, waterschap Vechtstromen
Spelregels en scherpte
De hoeveelheid input liet zien dat de behoefte er is, maar ook dat een mailbox alleen niet genoeg is. Zonder structuur wordt het lastig om overzicht te houden. Sommige ideeën waren te groot om direct op te pakken. Andere waren nog te vaag. En vaak bleek dat er al een oplossing was bedacht, terwijl het probleem daarachter nog niet duidelijk was.
Daarom ontstond de behoefte aan spelregels. Niet om ideeën te beperken, maar om ze beter te maken. De vraag verschoof van “hoe krijgen we veel ideeën?” naar “hoe zorgen we dat ideeën scherper worden ingediend?”
Van idee naar probleem
Wat daarbij hielp, was werken met het probleemcanvas uit de ImpactLab Masterclass Innovatiemanagement. Bij ideeën die potentie hadden, maar nog niet ver genoeg waren uitgedacht, gingen we terug naar de basis: wat wil je nu eigenlijk oplossen? Door dat gesprek te voeren, werd vaak duidelijk dat er andere oplossingen mogelijk waren dan alleen het allereerste idee.
“Soms is gewoon even het gesprek aangaan al heel belangrijk: wat heb je nodig, en wie moet je spreken?” - Carolien Hulsbergen, waterschap Vechtstromen
Een belangrijk inzicht was dat je ideeën soms moeilijk kunt prioriteren, maar dat dit voor problemen wel makkelijker is. Iedereen heeft ideeën, maar niet elk probleem is even groot of even relevant voor de organisatie. Door problemen centraal te stellen, ontstond meer richting.
Samen werken geeft energie
Wat ook opviel: collega's krijgen veel meer energie als ze niet alleen aan een idee werken. In groepjes samenwerken, met collega’s uit verschillende teams, levert betere gesprekken op en meer perspectieven. Die werkwijze herkennen we uit ImpactLab: samen kijken naar een vraagstuk en verschillende expertises combineren.
Die manier van werken helpt ook om perfectionisme te doorbreken. Veel collega’s vinden het spannend om te falen en wachten tot iets ‘goed genoeg’ is. Door klein te beginnen en samen te werken aan een innovatie, wordt de drempel om gewoon te beginnen lager.
Begeleiding en rollen
In het afgelopen half jaar ontstond daarbij ook de behoefte aan collega's die een begeleidende rol wilden innemen. Collega's die verbinden, doorvragen en helpen bepalen wat een volgende stap is. Soms door technische expertise aan te haken, soms door beleid bespreekbaar te maken, soms door simpelweg het gesprek te voeren: wat heb je nodig om verder te komen? Bij grotere ideeën of initiatieven bleek het nodig om projectleiders te betrekken. Zo krijgt een idee de kans om door te groeien, zonder dat alles bij één persoon blijft liggen.
Geleerde lessen
Terugkijkend was de mailbox geen eindoplossing, maar een startpunt. Het bracht ideeën op tafel, maar vooral gesprekken op gang. Het liet zien dat beginnen belangrijker is dan alles vooraf uitdenken.
“Als we het eerst helemaal uitgedacht hadden, waren we nu nog aan het nadenken.” - Michael Dekker, waterschap Vechtstromen
De eerste oogst is ondertussen opgehaald en zit vooral in wat het proces heeft opgeleverd. In de lessen die zijn geleerd en in een andere manier van kijken naar innovatie. Terugkijkend nemen Carolien en Michael uit dit proces het volgende mee:
Daarnaast heeft de innovatiemailbox ook veel opgeleverd in concrete ideeën en innovaties. Groot en klein, praktisch en technisch. Nu breekt een volgende fase aan, waarin er wordt gekeken naar wat er nodig is om deze innovaties ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen.
Zo groeit de innovatiemailbox stap voor stap uit tot meer dan alleen een plek om ideeën te verzamelen. Het wordt onderdeel van een bredere beweging: samen werken aan vraagstukken en onderweg ontdekken wat werkt.